O que é uma Nota Fiscal?
Nota Fiscal Eletrônica é um documento fiscal digital e é obrigatório para empresas para oficializar a transação de mercadorias e serviços, ou seja, utilizada para venda, remessa de brinde, compra/venda para industrialização, devolução de mercadoria, realização de serviço, entre tantas outras situações.
Por ser um documento obrigatório para as empresas, é um documento muito importante. Apenas pessoas físicas e MEI não possuem essa obrigatoriedade de emitir notas fiscais.
Em suma, para a emissão de nota fiscal, é necessário assinatura digital, autorização do uso do fisco(cadastro do CNPJ para autorização no SIARE) e sistema para a emissão dessa nota.
Entenda os principais tipos de notas fiscais
NFe
A NFe é a Nota Fiscal Eletrônica, que é emitida e armazenada eletronicamente e tem como objetivo oficializar a circulação de mercadorias. Contém a cobrança de ICMS e IPI, que varia de acordo com o estado de emissão. O documento da NFe que possui validade é o XML, pois a Danfe é somente a impressão para visualizar melhor os dados da nota, mas não possui validade fiscal.
NFSe
A Nota Fiscal Eletrônica de Serviços é a nota utilizada por pessoas/empresas que prestam serviços, ela é uma prova de que aquele serviço foi realizado. A NFse tem utilizadade para oficinas, escolas, manutenções em geral…
A NFse é gerada e armazenada pela prefeitura da sua cidade, e possui a incidência do imposto sobre serviço (ISS). E em cada prefeitura possui uma regra/ exigência para emissão, contudo o layout é em formato padrão nacional.
NFCe
Mais conhecida como cupom fiscal, a nota fiscal de consumidor eletrônica é emitida somente para consumidor final e é utilizada nos comércios em geral. Não existe necessidade de identificar o cliente, sendo as regras e validações semelhante da NFe, onde a emissão oficializa as transações de mercadorias.
Qual NF devo escolher?
Se você realiza serviços o ideal será utilizar a NFSe
Já se for um comerciante e vende presencialmente, pode usar a NFCe para suas vendas no varejo e a NFe para vendas online (pois para transporte de mercadoria é aceito somente a NFe), para outras empresas ou para uma grande quantidade de produtos * verifique qual é o valor limite para a emissão de NFCe do seu estado, como exemplo o valor máximo para NFCe em Minas é R$10.000,00.
Para transações de produtos com valores altos ou cliente que é CNPJ, o modelo de nota é NFe.
Dúvidas frequentes sobre nota fiscal
O meu cliente cancelou a venda, o produto ainda não saiu do meu estoque mas a NFe foi autorizada
Nesse caso, basta cancelar a nota fiscal e colocar o motivo do cancelamento.
O meu cliente cancelou a venda mas o produto já foi entregue
Nesse caso, o seu cliente precisa fazer uma nota de devolução. Não deve fazer o cancelamento da nota de venda pois o produto foi entregue e ele está devolvendo.
Minha nota fiscal foi denegada
Nesse caso o seu cliente ou você pode estar com alguma irregularidade fiscal. Pois, é importante consultar se está tudo certo com seu CNPJ ou consultar o CNPJ do seu cliente.
A nota não foi aprovada e aparece mensagem de erro
Verifique qual é a mensagem de erro que apareceu, em suma, pode ser um imposto incorreto, um faturamento incorreto,o ideal é fazer a nota com muita atenção para evitar esses erros e deixar o processo mais rápido
Posso personalizar uma NF para a minha empresa?
Contudo a nota fiscal segue layot padrão, conforme modelo nacional. A única personalização possível é a logo da empresa.
Não consegui emitir as notas fiscais de alguns dias atrás. Tem alguma multa?
Não há multa por emitir notas retroativas, entretanto não é considerada uma boa prática pelo fisco.
Contudo lembrando que sonegação é crime, para o fisco não importa o motivo, é obrigatório tirar a nota fiscal. Por isso, é importante fazer um bom controle de suas notas fiscais e evitar o atraso na emissão.
Sou MEI, é obrigatório emitir a NFe?
Não existe obrigatoriedade para emissão de notas para MEI, contudo a menos que o cliente seja CNPJ.
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