Entenda o que é código de barras, quando sua empresa precisa de um, como obter um código oficial e quais cuidados tomar ao cadastrar seus produtos.
Se você está começando a fabricar, importar ou vender produtos, provavelmente já se deparou com uma dúvida:
“Preciso colocar um código de barras no meu produto?”
A resposta depende do tipo de negócio, dos produtos comercializados e, principalmente, de onde esses produtos serão vendidos.
O código de barras facilita a identificação dos produtos, agiliza o processo de venda, melhora o controle de estoque e permite que diferentes empresas e sistemas reconheçam o mesmo produto de maneira padronizada.
Para pequenos empreendedores, entender como esse sistema funciona pode evitar custos desnecessários e problemas futuros, principalmente quando o produto começa a ser vendido em supermercados, lojas, marketplaces ou grandes redes.
Neste artigo, vamos explicar os principais conceitos e mostrar o que você precisa saber antes de colocar um código de barras no seu produto.
O que é um código de barras?
O código de barras é uma representação gráfica de uma sequência de números.
As barras e espaços são lidos por um equipamento, como um leitor de código de barras, e transformados em uma informação que o sistema consegue interpretar.
Um dos formatos mais conhecidos no varejo brasileiro é o EAN-13, associado ao padrão GTIN-13.
Na prática, o código permite que um produto seja identificado rapidamente durante uma venda ou movimentação de estoque.
Por exemplo:
Produto: Carvão vegetal 3 kg
GTIN: 789XXXXXXXXXX
O leitor não precisa “entender” o nome do produto. Ele lê o número e o sistema encontra aquele código no cadastro.
Código de barras e GTIN são a mesma coisa?
Não exatamente.
Essa é uma confusão bastante comum.
GTIN significa Global Trade Item Number e é o número utilizado para identificar uma unidade comercial.
Já o código de barras é a representação gráfica que permite que esse número seja lido por equipamentos.
Simplificando:
GTIN = número de identificação
Código de barras = representação gráfica que permite a leitura desse número
Um mesmo GTIN pode ser representado em um código de barras apropriado para sua utilização.
O que é EAN-13?
O EAN-13 é um dos formatos mais utilizados no comércio para representar um GTIN de 13 dígitos.
É muito comum encontrá-lo em:
- Alimentos;
- Bebidas;
- Produtos de limpeza;
- Cosméticos;
- Produtos industrializados;
- Produtos vendidos em supermercados;
- Produtos vendidos em lojas;
- Mercadorias comercializadas em marketplaces.
A estrutura numérica permite que o produto seja identificado de forma padronizada.
Um exemplo fictício seria:
7891234567890
Esse número não deve ser simplesmente inventado pelo empresário.
Quando o produto precisa de um GTIN oficial, o empreendedor deve obter a numeração de acordo com as regras da organização responsável pelo padrão.
O pequeno empreendedor precisa ter código de barras?
Nem sempre.
Não existe uma regra simples dizendo que todo produto vendido por uma pequena empresa obrigatoriamente precisa ter um código de barras.
A necessidade pode surgir por diferentes motivos.
1. Exigência de um cliente
Uma rede de supermercados pode exigir que todos os produtos fornecidos tenham GTIN.
2. Marketplace
Determinadas plataformas podem exigir GTIN para cadastrar determinados produtos.
3. Controle interno
A própria empresa pode utilizar códigos de barras para controlar estoque e vendas.
4. Expansão comercial
Um pequeno fabricante que inicialmente vende diretamente ao consumidor pode começar a fornecer para distribuidores e grandes varejistas.
Nesse momento, a identificação padronizada passa a ser muito mais importante.
Por isso, antes de adquirir códigos, avalie onde e como seu produto será comercializado.
Código interno ou código oficial?
Essa é uma das decisões mais importantes para o pequeno empreendedor.
Você pode utilizar um código interno para controlar seus produtos dentro do próprio sistema.
Por exemplo:
CARVAO3KG
ou
000123
Esse código pode ser suficiente para uma pequena loja que utiliza exclusivamente seu próprio sistema de gestão.
Mas existe uma diferença importante.
Código interno
É criado pela própria empresa.
Pode ser utilizado para:
- Estoque;
- PDV;
- Organização interna;
- Controle de produtos;
- Identificação dentro do ERP.
GTIN
É uma identificação padronizada utilizada na cadeia de suprimentos e no comércio.
Pode ser necessário quando o produto precisa ser identificado de maneira padronizada por diferentes empresas e sistemas.
Não confunda código interno com GTIN.
O que é a GS1?
A GS1 é uma organização responsável pela administração de padrões utilizados para identificação de produtos e outros elementos da cadeia de suprimentos.
No Brasil, a GS1 Brasil é a organização responsável pela atribuição e gestão dos padrões GS1 no país.
Por meio dela, empresas podem obter identificações utilizadas para produtos comercializados no mercado.
Se você pretende colocar um GTIN oficial em um produto que será comercializado no varejo, é importante entender as regras da GS1 antes de simplesmente gerar um número por conta própria.
Posso criar meu próprio código de barras?
Depende do objetivo.
Você pode criar códigos internos para uso dentro da sua empresa.
Por exemplo, seu ERP pode utilizar:
000001 → Carvão 3 kg
000002 → Carvão 5 kg
000003 → Carvão 10 kg
Isso funciona muito bem para controle interno.
Porém, se você precisa de um GTIN oficial para comercialização, não deve simplesmente inventar uma sequência de números e transformá-la em código de barras.
O número precisa seguir as regras de identificação aplicáveis.
Essa diferença é fundamental.
Como obter um código de barras oficial?
Se o seu produto precisa de um GTIN, o caminho mais seguro é procurar a GS1 Brasil e verificar o procedimento adequado para sua empresa.
Normalmente, o processo envolve o cadastro da empresa e a identificação dos produtos que serão comercializados.
Depois disso, cada produto ou apresentação comercial pode receber sua identificação correspondente, de acordo com as regras aplicáveis.
É importante manter os dados cadastrais atualizados.
Cada produto precisa de um código diferente?
Em regra, cada produto que representa uma unidade comercial diferente precisa ser identificado adequadamente.
Imagine uma empresa que fabrica um produto em três tamanhos:
- Carvão vegetal 3 kg;
- Carvão vegetal 5 kg;
- Carvão vegetal 10 kg.
Essas apresentações representam produtos comerciais diferentes.
Portanto, não se deve simplesmente colocar o mesmo GTIN em todas as embalagens.
O mesmo cuidado vale para características que alteram a unidade comercial do produto.
Por exemplo:
Produto A: Refrigerante 350 ml
Produto B: Refrigerante 600 ml
Produto C: Refrigerante 2 litros
São apresentações diferentes e devem ser tratadas de acordo com as regras de identificação aplicáveis.
E se eu tiver o mesmo produto em embalagens diferentes?
Essa é uma dúvida muito comum.
Imagine:
Produto: Carvão vegetal
Embalagem: saco de 3 kg
Depois, você passa a vender:
Produto: Carvão vegetal
Embalagem: saco de 5 kg
Apesar de o produto ser essencialmente o mesmo, as unidades comerciais possuem características diferentes.
Por isso, é necessário verificar as regras de identificação para determinar se cada apresentação deve possuir seu próprio GTIN.
Não é recomendável simplesmente reutilizar o código de uma apresentação em outra.
O código de barras precisa estar na embalagem?
Se o produto utiliza código de barras no varejo, normalmente ele precisa estar disponível de maneira que possa ser lido pelo equipamento.
Ele pode ser:
- Impresso diretamente na embalagem;
- Aplicado por etiqueta;
- Inserido em uma etiqueta adesiva;
- Aplicado durante o processo de fabricação ou embalagem.
O mais importante é garantir que o código tenha boa qualidade de impressão e contraste suficiente para leitura.
Por que alguns códigos não passam no caixa?
Um código pode estar numericamente correto e mesmo assim apresentar problemas de leitura.
Algumas causas comuns são:
Impressão ruim
Barras borradas ou pouco definidas podem dificultar a leitura.
Tamanho inadequado
Reduzir demais o código pode prejudicar a leitura pelo scanner.
Baixo contraste
O leitor precisa conseguir diferenciar claramente as barras do fundo.
Código deformado
Imagens esticadas ou comprimidas podem prejudicar a proporção do código.
Local inadequado na embalagem
Dobras, curvas, costuras e superfícies irregulares podem dificultar a leitura.
Qualidade da etiqueta
Etiquetas de baixa qualidade podem desbotar, borrar ou perder definição.
Por isso, não basta simplesmente gerar uma imagem de código de barras.
É necessário garantir que ela seja tecnicamente adequada para leitura.
O código de barras precisa ser preto e branco?
Não necessariamente, mas existe uma recomendação importante.
O objetivo principal é garantir contraste suficiente entre as barras e o fundo.
Por isso, a combinação tradicional de:
barras escuras + fundo claro
continua sendo uma das opções mais seguras para o varejo.
Evite colocar códigos sobre fundos muito escuros, estampados ou com baixo contraste.
O que é o dígito verificador?
Alguns padrões de identificação utilizam um dígito verificador.
Ele é calculado a partir dos demais números do código e serve para ajudar a verificar se a sequência foi digitada ou interpretada corretamente.
No caso do GTIN-13, por exemplo, o último dígito é utilizado como dígito de controle.
Isso ajuda a reduzir erros de identificação.
Código de barras é a mesma coisa que QR Code?
Não.
Os dois são códigos que podem armazenar ou representar informações, mas possuem finalidades e características diferentes.
Código de barras
É muito utilizado para:
- Identificação de produtos;
- PDV;
- Estoque;
- Logística;
- Varejo.
QR Code
Pode armazenar uma quantidade maior de informações e é muito utilizado para:
- Links;
- Pagamentos;
- Informações adicionais;
- Autenticação;
- Campanhas;
- Acesso a páginas da internet.
Um produto pode ter código de barras e QR Code ao mesmo tempo, pois eles podem cumprir funções diferentes.
Código de barras e nota fiscal
Outro ponto importante para o empreendedor é entender a relação entre código de barras e documentos fiscais.
O GTIN pode ser informado em documentos fiscais eletrônicos quando aplicável.
Nos documentos fiscais, existem campos específicos relacionados ao código do produto, como o cEAN e o cEANTrib.
Por isso, o cadastro correto do produto no ERP é muito importante.
Um erro no GTIN cadastrado pode causar:
- Rejeição de documento fiscal;
- Problemas no cadastro;
- Divergência entre produto e código;
- Problemas de integração;
- Dificuldade no relacionamento com clientes.
Por isso, o código de barras não deve ser tratado apenas como uma imagem impressa na embalagem.
Ele faz parte da identificação comercial do produto.
Como cadastrar o código de barras no ERP?
Depois de obter o GTIN, o ideal é cadastrar a informação corretamente no sistema de gestão.
Um cadastro de produto pode conter, por exemplo:
Descrição: Carvão Vegetal 3 kg
Código interno: 00125
GTIN/EAN: 789XXXXXXXXXX
NCM: XXXXXXXX
Unidade: UN
Preço de venda: R$ XX,XX
Dessa forma, o ERP pode utilizar o código interno para o controle interno e o GTIN para a identificação padronizada do produto.
Isso também facilita a utilização do código no PDV, estoque e documentos fiscais.
E se eu vender produtos de outras empresas?
Nesse caso, normalmente você não deve criar um novo GTIN para um produto que já possui uma identificação oficial.
Se você compra um produto de um fabricante e revende exatamente aquela unidade comercial, o código de identificação do produto deve ser tratado de acordo com as regras aplicáveis.
O ideal é utilizar o GTIN informado pelo fabricante e cadastrá-lo corretamente no seu sistema.
Criar outro código para o mesmo produto pode gerar problemas de identificação.
O pequeno fabricante deve começar com código de barras?
Se você está começando agora, a melhor estratégia é avaliar seus planos de comercialização.
Pergunte:
Vou vender somente diretamente ao consumidor?
Vou vender pela internet?
Vou utilizar marketplace?
Quero fornecer para supermercados?
Pretendo vender para distribuidores?
Meu produto terá diferentes tamanhos ou apresentações?
Quanto mais sua empresa se aproxima de uma cadeia de varejo estruturada, maior tende a ser a importância de uma identificação padronizada.
Se você pretende crescer e distribuir seus produtos para diferentes canais, vale estudar o assunto desde o início.
7 erros que pequenos empreendedores devem evitar
1. Confundir código interno com GTIN
Um código criado dentro do ERP não é automaticamente um GTIN.
2. Inventar um GTIN
Não crie números aleatórios e apresente-os como identificação oficial.
3. Reutilizar o mesmo GTIN em produtos diferentes
Produtos ou apresentações diferentes podem exigir identificações diferentes.
4. Copiar o código de outro produto
Cada produto deve possuir sua identificação correta.
5. Não testar a leitura
Sempre que possível, teste a leitura do código antes de produzir uma grande quantidade de embalagens.
6. Alterar a embalagem sem avaliar o impacto no cadastro
Mudanças relevantes no produto ou na unidade comercial podem exigir uma nova avaliação da identificação.
7. Não manter o ERP atualizado
O código utilizado na embalagem precisa estar corretamente relacionado ao produto no sistema.
Checklist antes de colocar o código de barras no produto
Antes de imprimir milhares de embalagens, confira:
☐ O produto possui identificação adequada?
☐ O GTIN foi obtido corretamente?
☐ O produto está cadastrado no ERP?
☐ O código cadastrado corresponde à embalagem?
☐ O código está sendo impresso com boa qualidade?
☐ O leitor consegue fazer a leitura?
☐ O cadastro fiscal está correto?
☐ O produto possui outras apresentações?
☐ As diferentes apresentações foram avaliadas individualmente?
☐ O código informado na documentação comercial corresponde ao produto?
Essa conferência pode evitar problemas depois que o produto já estiver no mercado.
Conclusão
Para o pequeno empreendedor, o código de barras pode parecer apenas uma sequência de números impressa na embalagem.
Mas ele pode representar muito mais.
Um código de barras corretamente utilizado ajuda a integrar:
Produto → Estoque → PDV → ERP → Nota fiscal → Varejo
Por isso, antes de simplesmente gerar uma imagem de código de barras, entenda primeiro qual tipo de identificação sua empresa realmente precisa.
Se o código será utilizado apenas internamente, um código próprio pode ser suficiente.
Se o produto será comercializado em uma cadeia que exige identificação padronizada, pode ser necessário utilizar um GTIN oficial, seguindo as regras aplicáveis.
E lembre-se: não é porque um código de barras pode ser gerado tecnicamente que ele é necessariamente uma identificação comercial válida.
Para quem está começando, o melhor caminho é planejar a identificação dos produtos junto com o cadastro no ERP, evitando retrabalho quando o negócio crescer.
Um bom sistema de gestão permite centralizar código interno, GTIN, NCM, unidade, preços, estoque e informações fiscais em um único cadastro.
Assim, o código de barras deixa de ser apenas uma etiqueta na embalagem e passa a fazer parte da estrutura de gestão do negócio.
