Cadastrando um produto

O primeiro passo do cliente é a parte de cadastrar os produtos e é uma etapa muito importante pois os produtos são necessários para tirar as notas fiscais e para conferir o estoque. Existem três jeitos de cadastrar os produtos: importando no sistema a nota fiscal dos produtos que você comprou(nota fiscal de compra), criando um pedido de compra ou cadastrando o produto.

1- Cadastro de produtos com a nota fiscal de compra

Essa é a forma mais fácil e rápida de cadastrar um produto, pois todas as informações obrigatórias (ncm e cest) são preenchidas automaticamente. Além disso, a nota de compra precisa ser importada no sistema de qualquer maneira, é uma obrigação fiscal confirmar ou recusar as notas de seus fornecedores.

O sistema consegue identificar as notas que foram feitas em seu CNPJ, basta clicar em

Logo em seguida, a tela para a importação de notas vai aparecer. Veja as informações da nota e verifique se os produtos já chegaram. Se os produtos ainda estiverem em trânsito, é necessário aguardar eles chegarem para importar

Selecione a nota de compra dos produtos que já chegaram e clique em ao lado de

Obs: Se aparecer uma nota duplicada, ou seja, duas notas iguais, basta importar uma delas e depois a outra vai sumir automaticamente.

Vão aparecer essas opções, clique em se já tiver recebido a mercadoria ou em Se seu fornecedor pedir, se ele desistir de enviar a mercadoria, entre outras situações que façam com que você rejeite aquela nota.

Analise com bastante atenção, se a nota for marcada como importada ou como não realizada não tem como voltar atrás e você pode ter problemas com seu fornecedor.

Se a nota for marcada como ela é cancelada automaticamente, você não vai precisar cadastrar nenhum produto e nem vai movimentar o seu estoque

Após clicar em aparecerá esta tela:

Contém um resumo das informações da nota e opções para escolher o tipo de operação, se deve movimentar estoque e algumas opções de atualizar códigos de produtos do sistema referente ao que vai vir da nota, essa também é uma parte fiscal, em caso de dúvidas consulte sua contabilidade.

MODO ATUAL de IMPORTAR

, clique em nas configurações da nota

Ao confirmar vai aparecer esta tela

Confira as informações da nota e deslize a tela para baixo até encontrar os produtos da nota

O circulado em vermelho é onde aparecerá todos os produtos que a nota tiver.

Para conseguir finalizar a importação da nota você PRECISA INFORMAR um produto que correlacione ao produto vindo do fornecedor, dentro do sistema.

Você consegue fazer isto de dois modos:

1)INFORMANDO UM ITEM JÁ EXISTENTE NO PROGRAMA : CORRELACIONANDO

2)Ou ALTERANDO a correlação, que o sistema já identificou a correlação:

Informe o produto que quer alterar e clique em Alterar Correlação

Nestes dois casos, se o produto ainda não existir no sistema clique em

e informe sobre o produto a ser incrementado

Assim que todos os produtos estiverem correlacionados o botão de vai estar ativado e você vai poder clicar nele e finalizar a nota

Este é o modo ANTIGO o IMPORTAR

Se você já tiver o produto em seu estoque, clique em ,

Desça a barra de rolagem e digite o produto em seu estoque, feito isso clique em ok e o produto será correlacionado

Vai aparecer uma mensagem no canto superior direito, dizendo que a correlação foi salva

Sobre a correlação de produtos: O sistema consegue correlacionar os produtos na medida que você vai cadastrando os produtos em seu estoque

Se você comprar o produto novamente do mesmo fornecedor, ele não vai aparecer para você selecionar no estoque nem para cadastrar novo produto, então não se preocupe se ficar faltando itens nessa listagem de produtos. Eles vão aparecer assim que você cadastrar ou selecionar os produtos que apareceram no estoque, continue a leitura.

Se o produto ainda não foi cadastrado, clique em e coloque as informações necessárias

Se quiser, coloque as informações opcionais também

OBS: O código do produto não pode ser alterado depois que realizar alguma venda, é importante colocar o código corretamente no cadastro, lembrando que o código e a descrição não precisam ser o mesmo do fornecedor.

Depois clique em salvar

Vai aparecer uma mensagem no canto superior direito dizendo que foi salvo

Depois que adicionar e/ou selecionar todos os produtos no estoque, clique em confirmar.

Feito isso vai parecer uma tela com todos os produtos, caso queira editar algum produto ou algum produto tenha sido correlacionado errado clique no lápis

Clique em cima do nome do produto, apague e digite as letras iniciais do produto correto e selecione o produto no estoque

Clique em

Depois de conferir e alterar(quando necessário) clique em

Vai aparecer um aviso de salvo, no canto superior direito

2- Cadastro de produtos por pedido de compra

Esse cadastro é feito quando você não está com a nota fiscal disponível e tem os dados de seu fornecedor.

Observação: É CRIME comprar produtos sem nota fiscal, a Indentar não incentiva essa prática, esse cadastro deve ser usado para melhorar o gerenciamento de suas compras. Para maiores informações entre em contato com sua contabilidade.

Entre no menu de e selecione a opção

Clique em para criar um novo pedido de compra

Coloque todas as informações obrigatórias e depois comece a adicionar os produtos

Caso não tenha o produto adicionado ainda basta digitar o nome e clicar em ‘Não encontrado, clique para adicionar’

Feito isso, clique em confirmar inclusão

Os produtos de compra não movimentam o seu estoque, visto que é apenas um pedido e não uma compra de fato. No entanto, se parametrizar, o sistema considera essas notas antes de entrar.

3- Cadastro de produtos no menu de cadastros

Essa é uma opção para cadastrar o produto e seu saldo inicial quando não se tem a nota e nem os dados do fornecedor.

Clique em e selecione depois vá em

Coloque todas as informações necessárias

O nosso sistema faz uma pesquisa automática dos NCM existentes, basta digitar o nome do produto e vai aparecer as opções. Se tiver dúvidas sobre qual NCM utilizar procure sua contabilidade, pois o imposto que você vai pagar vai ser baseado nele. E o código pode ser sequencial , se colocar como sim em, ou se não, é necessário inserir o código manualmente

REFERÊNCIA DE CÓD DO FORNECEDOR é os dados que vem da nota de compra

O sistema preenche o Cest automaticamente se o produto tiver um.

CATEGORIA: é o tipo do produto

LOCALIZAÇÃO: usuários usam para poder encontrar de forma mais simples os produtos fisicamente

CONVERSOR DE UNIDADE: quando no fornecedor você compra de uma forma, exemplo comprou 2 caixas, mas para vender você vai usar unidade

Se desejar colocar o cód de barras do produto, é necessário preencher os dois campos

Pode ser o mesmo código para os dois

Depois que colocar todas as informações clique em

Se precisar alterar o preço de venda, basta clicar em cima dele e alterar

Depois, clique na tecla enter em seu teclado

Conferindo um produto no estoque

Depois de cadastrar um produto, é importante conferir seu estoque.

É possível conferir o estoque das seguintes formas:

1- Consulta de estoque

Para consultar o estoque o cliente deve, dentro do menu lateral, clicar em e depois em .

Selecione o e se vai mostrar desativados ou nãoe depois confirma

E todos os produtos que estão no seu tipo de pesquisa anterior vão aparecer. Também aparece informações importantes sobre os produtos

Se clicar nos quadradinhos brancos em baixo de finalidade, código e descrição e digitar o que precisa, vai retornar determinados produtos de acordo com o que você digitou, como no exemplo abaixo

O sistema também mostra quando o custo do seu produto é maior que o preço de venda, os produtos vão aparecer na cor amarela, como na imagem abaixo:

Quando você tira nota fiscal de produtos que não tem no seu estoque ele fica negativo, esses produtos vão aparecer na cor vermelha

Você também pode ordenar seus produtos por finalidade, propriedade, descrição, quantidade, custo, valor da venda ou diferença. Para isso, basta clicar em cima da palavra desejada.

2- Relatórios de estoque

Clicando em , aparece opções de consulta de estoque diversas, como: Inventário, Ficha de estoque, Analítico de produtos, Ficha de estoque DET (detalhada) e Produtos separados por local.

2.1- Inventário

Ao selecionar a opção Inventário o cliente deve selecionar a finalidade, se é matéria- prima, produto acabado, etc. Logo após, coloque até qual data deseja consultar os produtos do estoque.

É possível o relatório em formato pdf ou , geralmente os clientes preferem o pdf (primeira opção).

No registro de inventário vai mostrar todos os produtos, de acordo com a data selecionada, com o código, descrição, propriedade, unidade, quantidade e valores, como mostra na imagem abaixo:

No final do inventário é possível ver a soma total de produtos

2.2- Analítico de produtos

Ao selecionar a opção Analítico de produtos é possível fazer análises aprofundadas dos produtos como, quantidade de entrada e saída e acúmulo total no estoque.

É necessário colocar o produto, data de início e data final da pesquisa.

Clicando em , vai gerar um arquivo em pdf com as datas, quantidade de entrada e saída em uma folha de relatório.

2.3- Ficha de estoque

Com a ficha de estoque detalhada é possível ver todas as movimentações de um determinado produto em uma determinada data. Essa ficha é muito utilizada quando não se sabe quando um determinado produto entrou ou saiu do estoque.

Para isso, basta selecionar o tipo Ficha de Estoque, selecionar o produto escolhido e colocar a data de início e a data final da pesquisa.

Quando clicar em , vai baixar uma planilha com as movimentações do produto no seu computador. Por lá, é possível ver a data das movimentações, se foi entrada ou saída, quantidade no estoque, custo médio e total do estoque.

Caso não apareça a quantidade no estoque, selecione habilitar edição no excel.

6- Cadastro de produtos

No menu do sistema, ao selecionar a opção Cadastro, e depois selecionar cadastro de produtos, o cliente terá acesso aos produtos que foram cadastrados por ele ou foi importado através da nota fiscal de compra.

Depois de clicar irá aparecer para o cliente a listagem dos últimos produtos cadastrados/inseridos.

Para localizar um produto específico o cliente deve clicar no campo

O cliente pode colocar o nome da descrição do produto a ser encontrado ou o código dele.

Depois de já ter colocado a descrição do produto a ser procurado e encontrado,é só clicar em . É válido lembrar que este tipo de pesquisa de produtos não mostra a quantidade que existe no estoque, mostra o preço de venda e a unidade de medida de como foi cadastrado. É possível alterá-lo conforme a vontade do cliente.

7- Compra/NF de entrada

No menu do sistema, ao selecionar a opção e clicar em o cliente terá acesso a todas as suas notas fiscais de compra que ele adquiriu conforme o tempo.

Neste menu é possível ver a data em que foi emitida a nota, o número dela, o fornecedor e o valor; além das notas a serem importadas que fica explícito para o cliente ver, pode ver também as notas de compra por produto que deseja procurar.

Se quer procurar um produto que queira ver a quantidade e preço que elas foram compradas, basta clicar em :

Depois de selecionado, o cliente deve selecionar uma data início e uma data final para ser eficiente em sua pesquisa, os campos de modelo são opcionais tornando-o não obrigatório o campo preenchido. É indispensável o cliente colocar o nome/descrição do produto a ser encontrado.

Feito isto irá aparecer para o cliente todas as notas fiscais que ele importou com o produto que foi procurado inicialmente.

Se quer ver o preço e a quantidade do produto que pesquisou basta clicar em e

Ao concluir esta etapa, o sistema listará todos os produtos contidos na nota fiscal incluindo: quantidade, preço, ncm, código .

Lote de produção

O lote de produção é feito para as indústrias que compram matéria prima e transformam em produto acabado, ou seja, para as empresas que fabricam algum produto.

O primeiro passo é criar um projeto de produção com as matérias primas utilizadas no processo, clique em e em

Clique em para iniciar um novo projeto

Dúvidas frequentes

1- Como saber o motivo que deixou meu estoque negativo?

Um estoque negativo pode ter vários motivos: cadastro de produtos duplicados, dar entrada ou saída no produto errado, etc.

O primeiro passo é entrar na ficha de estoque DET e verificar as movimentações. Se o produto:

Tiver mais entradas que saídas:

Verificar na Consulta de estoque se tem outro cadastro para esse produto, pois pode ser que você tenha, ao importar a nota de compra, criado um outro cadastro para esse produto.

Solução: Se realmente tiver um outro cadastro para o produto é necessário editar a nota de compra e colocar todo o estoque no produto que já teve venda (no produto que está com o estoque negativo).

Primeiro você vai clicar em , depois em

Logo em seguida você vai pesquisar a nota que está o produto e clicar em editar

Depois vai descer até a parte de itens da nota fiscal, vai clicar no produto e ir em

Vai colocar o produto que está com o estoque negativo, clicar em e depois em

Verificar na nota de compra se a movimentação de estoque está desmarcada. Quando a movimentação de estoque está desmarcada significa que você comprou o produto mas não quer que ele apareça em seu estoque. Essa opção só deve ser marcada se você não for vender(tirar nota) do produto.

Solução: Se você desmarcou por engano e tirou nota do produto é importante que edite a nota de compra e marque essa opção.

Primeiro você vai clicar em Compras – Entradas, depois em compra/NF Entrada

Logo em seguida você vai pesquisar a nota que está o produto e clicar em editar

Depois vai descer até a parte de itens da nota fiscal, vai clicar no produto e ir em

Depois é só marcar o movimento físico, clicar em e depois em

2- O estoque de um produto da minha empresa não bate com o que está no sistema, o que eu faço?

O estoque do sistema sempre vai ser de acordo com as compras e as vendas que você lançar nele. É importante verificar os seguintes pontos:

Se tem dois cadastros para o mesmo produto, você pode verificar em Consulta de estoque.
Se você importou todas as notas de compras do pedido. Você pode ir em ficha de estoque DET e verificar as entradas.
Se, ao fazer uma nota fiscal, colocou o produto errado. Você pode ir em ficha de estoque DET e verificar as notas fiscais que foram tiradas com aquele produto.
Se você desativou a movimentação de estoque de um produto (na página anterior tem o passo a passo de como verificar).

3- Percebi que está faltando um produto quando clico em gerar a consulta de estoque, o que fazer?

Tente pesquisar o produto pelo código ou descrição.
Verifique se você não está procurando um produto desativado, se sim, clique em mostrar desativados e em gerar.
Verifique no menu de cadastro de produtos se o produto está lá, pode ser que você tenha excluído o cadastro do produto ou alterado o nome.

4- O que posso fazer para não ter mais problemas de estoque?

Sempre que for importar uma nota de compra, verifique se já tem o produto cadastrado no estoque para não ter risco de ter cadastros duplicados.
Sempre que for cadastrar um novo produto, tente colocar a descrição e o código de um jeito fácil de localizar, não precisa colocar o código e descrição do fornecedor.
Fazer a conferência de estoque, de preferência criar um cronograma para isso. Se o estoque for muito grande, é aconselhável fazer a conferência diariamente ou dia sim dia não, se for médio, toda semana e, se for pequeno, a cada quinze dias. Pense em qual dia e qual horário vai ser melhor para você pois erros acontecem, se você fizer a conferência recorrente vai ser mais fácil localizar e resolver.

5- Posso alterar o código e/ou descrição do meu produto depois de fazer o cadastro?

O código e a descrição do produto não podem ser alterados depois que realizar alguma venda, é importante colocar o código corretamente no cadastro, lembrando que o código e a descrição não precisam ser o mesmo do fornecedor.